時間管理の達人4つの極意

   

ようこそ 岡山の経営コンサルタント カカトコリです。

3日ほど前から気象庁のレーダーを定期的に確認しています。

「今年、二度目のセミナー延期か?」

台風25号の進路が気になって、気になって、夜も安心して眠れない。

しっかり、昼寝でカバーしますが、何か?

ということで

今日は時間管理の達人になるための、出来事をいかにコントロールするかについて書いてみました。

以上

今日のセミナーが無事に開催できそうで喜んでいるカカトコリさんが現場よりお伝えしました。

(ニュース風に?

◆ 時間管理の達人4つの極意
 
仕事って、不思議だよなぁ。

できる人のところに集中する。

できる人は社内だけでなく、社外の人や、仕事を離れたプライベート面の趣味のサークルや、町内会なんかからも頼りにされる存在。

なので、仕事や周囲からのやってほしいことに忙殺されてしまう。
 
気が付いたら、自分自身の責務というか、本来の自分がやらなきゃならないことができなくなってしまう。

なので、断る勇気は必須なんだけど、なんでもかんでも断っていたら、「生意気だ」とか、なんとか言われて、世渡りがしにくくなるのではないかと危惧し結局、安請負して、依頼者の期待に応えることができず、信用以上に大切な信頼やブランドイメージを台無しにしてしまうという悪循環。

「寝る時間も惜しんで頑張ったのに、期待通りじゃないって叱られて、しかも、そんな頼みごとに限ってノーギャラなんだよね」とぼやいている中小企業の経営者さんをいっぱい見てきたし、かつてのカカトコリさんもそんなもんだった。20代のころは。

時間管理は出来事管理
 
いくら、綿密な行動計画を作っていても、基本的にお仕事というものは、お客様都合で発生する。

なので、3時間どころか、3秒先すら、どんな人にも予見なんかできない。

つまり、仕事は基本的に、勝手に飛び込んでくる出来事なんです。

その管理というか、交通整理がうまくなったら、あなたが考えた行動計画への影響を最小限にとどめ、もともとのあなた自身のやりたいことや、やらなきゃならないことに集中できると思いませんか?

では、具体的な4つの極意と、注意点の話を続けましょう。

イメージは、大災害の時に医療団が最初にやるトリアージです。
(けがの状態で、みどり、黄色、赤、黒の4種類に患者を分けること:トリアージ)
 
出来事を次の4つに分類しましょう。

やらない
後で間に合う
誰かにやってもらう
自分でやる

それぞれ、より具体的に見ていきましょう。

やらない。
カカトコリさんのお仕事は何といってもヘッドワークが中心。
なので、思考を止められたくない。
だから、事務所にかかってくる電話に最初から出ることはまずありません。
仕事を止められたくないときには、「〇時までは、電話も来客も断って」とスタッフに指示しておきます。
基本的にコールバック対応で怒られたことはありません。翌日になっても。
ビジネスチャンスを逃したことは何度もありますよ。
良いんです。手いっぱいで、安請負して信頼を失うよりは。
それに、弊社の場合、値上げしようが、納期がかかろうが、他社に行かないお客様が本当のお客様であり、常得意(じょうとくい:上得意)さまだから。

後で間に合う。
誰にでも起こりうる、緊急だと思い込まされている事例があります。
きっと、テレビドラマの影響なんでしょうね。「ハラハラ」「ドキドキ」も演出のうち。見ている人を引き込むテクニック。
その誰にでも起こりうる、緊急だと思い込まされていることとは、出産と死去。
もちろん、立ち会えた方が良いとは思っていますよ。長男の時には立会出産をしたくらいですから。
が、冷静に考えたら、自分がその場にいたからと言って結果が変わりますか?
出産なら、後からでもいくらでも祝ってあげることができます。
大切な人の死去は確かに、悲しい、さみしい。
だったら、生前から交誼を深めておけよ。
「石布団にふとんはかけられぬ」という言葉もあります。
親孝行は、親が生きているうちにしておけば良いんです(死後の親孝行もあるし)
仕事面では、先ほども言ったように、待てない人は、他社に行くだけ。それだけのこと。
だから、待ってでも仕事をしてほしい人はVIP客なんです。購入金額が多い人がVIP客じゃありません。
納期がかかろうが、値上げしようが他社に行かないお客様が大切なんです。

誰かにやってもらう
実は一番大変で、中小企業の経営者さんが一番苦手な方法。
ぶっちゃけ、ここを頑張らないから、いつまでも中小零細企業のまま発展しないと言っても過言じゃないくらい。
なぜなら、事前に自社の方針とか、企業イメージとか、社長さんと同じように考え、同じように対応できる社員さんを教え、育まなければならないから。
特に、育むの部分。
育むという行為は、失敗やミスも受け入れる覚悟が必要。
ただ、現実として、時間、お金、人員などなどのゆとりが必要なんだけど、ほとんどの業界が昔の高度成長期ほど利益を上げられなくなっていて、資金にゆとりがないから、人員にも時間にもゆとりがないという悪循環。
はっきり言って、教育にはお金がかかるんです。
なので、ついつい、代表取締役作業員や代表取締役販売員になってしまって、それだけならまだしも、社員さんが失敗(「たいけん」と読みます:体験)するチャンスや、活躍する場を奪ってしまい、自分の行動を客観的に見ないで「社員が育たない」などと、ぼやいて、経営者自身の失敗を棚上げしている状態。
そうならないためにも、自社のいろんな部署の方針を文章化し、全社員で共有するんです。
もうね、言葉って微妙なニュアンスはみんな違うから、単語レベルでの共有までやらないと本当に共有できているとは言えません。
先ほどから出てきている「常得意(じょうとくい:上得意)」なんかは弊社の「上得意」の定義なんだけど、この言葉を定着させるだけでも何年もかかっていますよ。何度も何度も言わないと忘れてるし(涙
こちらでも書いているので、良かったら後で読んでみてくださいネ
『収益性が良くなる仕事の流儀』
http://www.cacatokori.net/blog/201810011907

自分でやる
ここまでのことをすべてやって残ったところが、経営者の本来の仕事。
ただし、ここも、2つに分かれます。
めったに起こらないこと、50年に一度くらい
と、ある程度定期的に起こること。
定期的に起こることは、基本的に「誰かにやってもらうこと」に変えられます。
たとえば、忘年会や新年会の司会。
社員さんのご家族の冠婚葬祭やお祝い事なんかは、予見できることなので基本的なマニュアルやルールは準備できます。もちろん、経営者ご自身の引退式やお葬式も。(自分の葬式は自分じゃできませんね。失礼)
本当に自分にしかできないことって、弊社調べでは、2%くらいしかありませんよ。
誰からか教わったことは、次の世代に伝えれば良いだけのこと。
そうして、やっと自分にしかできないお仕事に集中することができるようになるのです。
ところで、経営者にしかできない専権事項って何だと思いますか?

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