組織に貢献する会議のあり方

      2021/09/07

ようこそ 岡山の経営コンサルタント カカトコリです。

業績を上げていたり、活発なコミュニケーションがあったりする企業様には共通な部分があります。

それは、会議にしろ、ミーティングにしろ、上意下達の形式だけの会議じゃないってこと。

実際、弊社でも以前は会議の生産性が本当に悪かった。

ひどい場合は社員のモチベーションが下がり、疲れるだけの会議になることも多々あった。

ところが今は、会議もミーティングもうそのように生産性が上がった。

なぜなら・・・

◆ 組織に貢献する会議のあり方

当たり前だと思っているんだけど、世の中には会議の名称があやふやな会議がいっぱいあるらしい。

名称やタイトルがついていても、会議の目的が参加者に事前に理解されていない場合も多々ある。

意見交換なのか、何かを決めるのか、決まったことの周知なのか、現在進行形のプロジェクトの進捗状況の確認なのか などなど

目的を明確にしないと成果が出るわけがない

人間の脳みそって、具体的に投げかけるほど、具体的な答えを探してくるようになっている。

しかも、顕在意識レベルだけじゃなく、潜在意識レベルでも答えを探す作業をしてくれている。

詳しく説明すると、本が何冊も書けるくらいの情報量になるので、超省略するけど、たとえばこんな体験はないだろうか?

寝る前に考えていた課題に対して、起きようとしているときとか、お風呂に入っているときとか、通勤途上とかに、すごいアイディアが舞い降りてきたような体験。

これらは、すべて潜在意識君の活躍によって生まれるひらめき。

つまり、会議を招集するなら、会議のネーミングで事前に目的や課題を明確にしておいた方が時間を効率的に使えるようになるということ。

ただ、このままだと、人間の脳みそと言うか、潜在意識君はずーっと考え続けることになるので、制御してあげなくちゃならない。

よく、「会議を開いても何も決まらなかった」という声も聴くけど、それは、会議の落としどころを決めておかないから。

何について話し合い、何を決めるのか。

なぜ、それを決める必要があるのか。

予算はいくらで、どうやって調達するのか。

責任者はだれか。

いつまでに実行するのか、いつまで実行するのか

よく、ビジネス文書には5W2Hが大切とか言われるよね。

弊社ではその5W2Hに沿って、同時に議事録を作るようにした。

具体的には事前配布した議案書をプロジェクターでスクリーンに映しながら、各議案の下に5W2Hを書き込んでいく。

そうすることで、現時点で考えてほしいことにフォーカスすることが出来るし、決定事項もすぐに確認できる。

この議事路言う同時進行形式にしたおかげで、従来の会議よりも、約4倍定例会議の時間を短縮することが出来た。

ただ、それだけでは、会議でいろんなことが決まったり、確認できるようにはなったけど、役割が決まってもなんだかんだと言い訳をしたり、逃げる奴や途中放棄する社員も出てくる。

まぁ、偉そうに言っているけど、なんのことはない、悪意があるわけじゃないんだけど、カカトコリさん自身も社長と言いう役職にありながら自分の受け持ちの仕事を忘れていたこともある。

そこで、打った対策が2つ。

グーグルカレンダーでの全社員のスケジュールの共有と、進捗状況の確認を目的とした検証会議の導入。

たとえば、広告の実行とパフォーマンスの検証をすることで、その広告の有効性をチェックするような仕組みを作った。

「社長がいない方が売り上げも利益も出たんよ」と、セミナーなどで話すことがあるんだけど、その舞台裏はこの検証会議での報告が有効に二次利用されたから。

今年、2カ月弱入院していたんだけど、入院2日後には社員さんの方から、申し入れがあった。

「社長がうごけないのなら、過去に好評だった〇〇と○○で数字を作って良いですか?」と。

(〇〇の中は、過去のキャンペーンの社内コードが入る)

なぜ、そんな提案が社員さんの方から自主的・主体的に出てきたと思いますか?

毎月の会議で、月次決算書だけでなく、資金繰りなどの必要と思われる財務経理資料を共有していることがひとつ。ちなみに「オープンブック」と言います。Bookには決算書という意味もあります。

ただ、経理資料の公開共有だけではうまくいきません。

決算内容を重視するあまり、企業としてはやってはいけないことをしてしまう事例は報道を見ていれば枚挙にいとまがありません。最近も耐震装置のデーター改ざんがありましたよね。

このブログでは何度も経営理念やビジョン、経営方針や営業方針、事業計画などの自社ルールも公開共有しようとお話しさせてもらっています。

つい最近面談した方には渋沢栄一翁の「論語とそろばん」の話をさせてもらいました。

そう考えていくと、会議の最終目的は「良い会社づくり」に結びつかなきゃおかしいんじゃないでしょうか。

財務経理内容、経営方針、自社の存在意義、具体的な行動計画、事業計画、人事方針、求人計画、会議でのテーマも多岐にわたりますよね。

もっとも、だからと言って会議ばかりでは、企業活動の源泉である売り上げも利益も発生しません。

そのためにも、成果のでる会議運営への改善は必須の取り組みではないでしょうか。

【追記】

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