会議を改善し生産性を高める

   

ようこそ 岡山の経営コンサルタント カカトコリです。
ビジネスの入り口は集客です。
集客を入り口とした経営コンサルタント。

特に法人客相手のお仕事の新規開拓を低予算で仕組み化することや、流通チャネルの改善で収益性を向上させることが得意で「集客の鬼」と呼ばれることが多いです。

 
社員さんに叱られたことないですか?

「年末の忙しい時に会議なんかするんじゃねぇよ」

って。

どうすれば、社員さんが積極的に会議に参加してくれるのでしょうか。

また、どうすれば、生産性の高い会議に改善することができるのでしょうか?


◆ 会議を改善し生産性を高める


 
1・ 会議の生産性がなぜ良くならないのか

ひとことでいうなら、会議の目的が共有されているだろうか?
 
たとえば、「会議」という名前にはなってはいるが、単なる上意下達の儀式になっていないだろうか?

そんなの、きょうび、メールで一斉配信しても良いし、本人の受け取りが必要なら、配布用と保存用を準備し、手渡しで保存用に受け取りのサインをもらっても良いよね。(うちは社長が古いので手渡し方式)
 
「たんなる告知なら、会議なんてする必要があるの?」

貴重な時間をさいて決まったことを告知するのが、そもそも会議なのか?

と、言いたくても言えない社員のなんと多いことか。

そんな状態で仕事のモチベーションや生産性が上がると思いますか?

2. 会議の目的は明確になっているか?

上意下達のもう一つの方法として、短期的なすり合わせなら、朝礼や部門ミーティングで間に合わない?

そう考えていくと、そもそも、会議とは決めにくいことを参加者が意見を出し合いながら討議するのが本来の目的では?

定例日までに、議案と提案理由などを提出してもらうのもひとつの方法。

たとえば、匿名性を維持するために、目安箱を設置している会社もある。

議案内容によっては、緊急会議の開催が必要な場合もあるでしょう。

討議するとは言っても、事前にテーマが決まっている方が、資料収集が必要だったり、自分の考えをまとめる時間が必要だったり、なんせ、事前に議案が共有されている方が断然生産性は上がる。
 
会議の入り口としては、いろんな立場の人の考えや意見を吸い上げることが目標になるので、間違えても、いきなりの否定はしない。
 
むしろ、勇気をもって発言してくれたことに、謝意を示したいくらいだ。

3―1・ 集中度を高めるためにやったこと
 
沖本るり子という会議そのものの研修講師がいる。
 
彼女の書籍の中で紹介されていた手法。

事前配布した議案をプロジェクターでスクリーンに映し出し、議事録を同時に追加していくという方法。

人間の脳みそは、問いかけに対して答えを自動的に探すようになっている。

たとえば、明日のランチは何にする? と問いかけてみてください。

明日のランチタイムにどこにいるのか?

ランチの予算はいくらにするのか?

誰と一緒にいるのか? などなど

必要な情報を自分の脳みその中から引っ張り出してきてくれるよね。

おなじように、会議の席でも活用できる。

今の議題はこれ

この議題に対して、こんな案が出ている。

人間の集中力はある意味すごいので、自分の意見を考えていると、他人の発言なんか聞いてやしない。

なので、要点だけで良いので、他人の意見も書いておくと、意見同士が化学反応を起こし、核分裂的にビジネスプランが出来上がることもある。

実際、弊社での会議はこの方法を取り入れているが、たったひとつの単語がきっかけになり、収益性の高いビジネスプランが立ち上がってことがある。 

3-2・ 5W2HとPDCA
 
討議して決めるべきこと
 
やるか、やらないか

やるなら、担当はだれで、期限や期間と必要な予算は最低限決める必要があるのでは?

どうやって、という方法論に入ると、気をつけないと意見が出すぎて収拾がつかなくなる場合もあります。

ただ、決めただけでは、生産性には結びつきません。

進捗状況を確認したり、ボトルネックが発生したりするので、解決策を討議する必要が出てきます。

念のため、言っておきますが、ボトルネックは起こるものだと思っていてください。

時間、予算、技能などの分野のこともあれば、担当者のメンタルという場合もあります。

どんな良いアイディアも実際に実行してみないと、当たるかどうかは判りません。

だったら、やってみるしかないのです。

4・ 議長の心構え
 
本当に、民主的で生産性の上がる会議運営をしたいのなら、この言葉を覚えておくと良いですよ。

「あなたの意見には賛成しかねるが、発言のチャンスは保証しよう」

個人的な賛否以上に、発言が次の化学反応に結びつくことがあります。

「反対意見を述べるときには、代替え案を出すのが大人のマナー」

昨日の嬉しかったこと

微熱があり、欠勤したんだけど、岡山市内と福岡の久留米からリピートのお仕事の依頼
いつも、ありがとうございます。

微熱の原因は風邪やインフルエンザではないと判明
ホッとしている。


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